Artikel 1.10 tweede lid, sub g van de Aanbestedingswet 2012 bepaalt dat aanbestedende entiteiten bij het organiseren van een aanbesteding acht moeten slaan op een vergoeding voor hoge kosten van een inschrijving.
Vaak staat in aanbestedingsleidraden dat door inschrijvers gemaakte kosten niet worden vergoed, indien de aanbesteding wordt ingetrokken.
De regering heeft onderzoek gedaan naar dergelijke bepalingen. Er is geconcludeerd dat dergelijke bepalingen - waarin een vergoeding bij het intrekken van de aanbesteding categorisch wordt uitgesloten - disproportioneel zijn. De Gids Proportionaliteit is op dit punt aangepast (versie januari 2020). Als het goed is, zal een dergelijke bepaling in de toekomst dus niet in aanbestedingsdocumenten worden opgenomen en als dit wel gebeurt zal een aanbestedende entiteit dus geen beroep kunnen doen op de bepaling.
Dit betekent niet dat aanbestedende diensten nu altijd de kosten van inschrijvers dienen te vergoeden, indien zij een aanbesteding intrekken. Een vergoeding is blijkens de Nota van toelichting[1] pas aan de orde indien:
- er daadwerkelijk kosten zijn gemaakt; en
- deze kosten zo aanzienlijk zijn dat een vergoeding ook aan de orde geweest zou zijn als de aanbesteding niet ingetrokken zou zijn.
Indien er dus sprake is van relatief hoge kosten voor inschrijvers die voor vergoeding in aanmerking komen, kan een aanbestedende dienst deze kosten niet meer ontlopen wanneer de aanbesteding wordt ingetrokken.